Formål og retsgrundlag
Formålet med behandlingen af personoplysninger i denne sammenhæng er at kunne besvare henvendelsen om aktindsigt, indsigt mv.
Retsgrundlaget for henvendelser om aktindsigt er offentlighedsloven. Ved parters aktindsigt i afgørelsessager er retsgrundlaget forvaltningslovens kapitel 4.
Retsgrundlaget for henvendelser om registreredes rettigheder er databeskyttelsesforordningens kapitel 3 og databeskyttelseslovens kapitel 6.
Kategorier af oplysninger
Udlændingestyrelsen behandler kontaktoplysningerne på den person, som henvender sig. Derudover kan det være nødvendigt at behandle andre personoplysninger for at kunne besvare henvendelsen. Der kan både være tale om almindelige og følsomme personoplysninger om den person, der henvender sig og andre personer.
Modtagere eller kategorier af modtagere
Udlændingestyrelsen vil efter omstændighederne og en konkret vurdering videregive oplysninger om ansøgeren og om de personer, anmodningen vedrører. Det kan ske til følgende myndigheder:
- Folketinget (dette vil almindeligvis ske i forbindelse med en besvarelse af et spørgsmål fra et udvalg i Folketinget vedrørende aktindsigt)
- Styrelsen for International Rekruttering og Integration(SIRI), Flygtningenævnet, Udlændingenævnet, og Udlændinge- og Integrationsministeriets departement (fx i forbindelse med en orienteringsskrivelse om udfaldet af en aktindsigtssag)
- Ministerier (fx i forbindelse med høring af øvrige myndigheder)
Opbevaring af dine oplysninger
Henvendelser registreres med et journalnummer i Udlændingestyrelsens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Vi vil efter en konkret vurdering foretage sletning af sager, der er videregivet til Rigsarkivet. Det vil indgå i denne vurdering, om styrelsen fortsat har et behov for at anvende oplysningerne i sagerne, hvilket afhænger af, om sagerne har betydning i forhold til fx ombudsmandsprøvelse, udarbejdelse af redegørelser og statistik om sagsbehandlingstider mv.